À traiter
La demande doit encore être prise en charge.
Ce sont les nouveaux dossiers, ou ceux qui nécessitent une première action du cabinet.
Dossiers
Suivez les demandes du cabinet jusqu’à leur résolution
Une demande d’administré nécessite parfois plusieurs démarches avant de pouvoir être considérée comme traitée.
Avec Dossiers, elle reste visible avec son responsable, son échéance, ses tâches et son dernier échange jusqu’à sa résolution.
Vous savez ce qui est en cours, qui s’en occupe et ce qui nécessite votre attention.
- Pensé pour les cabinets d’élus
- Une vision claire des affaires en cours
- Données protégées et hébergées en Europe
- Un suivi partagé par l’équipe
Une vision transversale
Retrouvez toutes les affaires en cours du cabinet
Sans vue transversale, une demande oubliée reste souvent oubliée jusqu’à ce que la personne rappelle.
Dossiers rassemble les affaires nécessitant encore un suivi afin que l’équipe puisse voir rapidement ce qui doit avancer.
- Objet de la demande
- Personne concernée
- Responsable du suivi
- Échéance
- Tâches encore ouvertes
- Dernier échange
- État d’avancement
Plus besoin d’ouvrir les fiches Contacts une par une pour découvrir ce qui est encore en attente.
Un suivi simple
Quatre états pour savoir où en est chaque demande
En cours
Le cabinet travaille actuellement sur la demande.
Les démarches sont engagées et le dossier progresse.
En attente d’un tiers
Le cabinet attend maintenant une réponse extérieure.
Le cabinet a fait sa part ; la suite dépend d’une administration, d’un organisme ou d’un partenaire.
Clos
La demande est terminée.
Le dossier quitte les affaires actives tout en restant consultable dans l’historique.
Attendre n’est pas oublier
Beaucoup de dossiers s’enlisent lorsque le cabinet a fait sa part et attend désormais une réponse extérieure. « En attente » tout court se lirait comme « on ne fait rien » : c’est la case où un dossier s’oublie.
L’état s’appelle donc « en attente d’un tiers », et une vue dédiée les rassemble. Nommer cette situation est ce qui la rend surveillable.
Échéances
Les dossiers en retard ressortent immédiatement
Une échéance dépassée ne devrait pas dépendre de la mémoire de la personne chargée du dossier.
Lorsqu’une échéance est dépassée et que le dossier n’est pas clos, Elurio l’identifie comme étant en retard — ce n’est pas un cinquième état, mais une lecture des échéances.
- Échéances visibles sur chaque dossier
- Une vue dédiée qui rassemble les dossiers en retard
- Tri par échéance, par dernière modification ou par objet
- Moins de demandes qui s’éternisent sans action
Tâches et suivi
Ce qui reste à faire reste attaché au dossier
Une même demande peut nécessiter plusieurs démarches : demander une pièce, appeler une administration, vérifier une information, préparer une réponse, relancer un interlocuteur.
Les tâches ouvertes restent visibles avec le dossier afin que l’équipe sache ce qui est terminé et ce qui reste à faire.
- Plusieurs tâches par dossier
- Une échéance possible sur chaque tâche
- Des tâches assignables aux membres de l’équipe
- Ce qui est terminé et ce qui reste ouvert, d’un regard
Un responsable identifié
Chaque dossier a quelqu’un qui en assure le suivi
Une affaire en cours ne devrait pas appartenir à « tout le monde », car elle finit souvent par n’appartenir à personne.
Elurio permet d’identifier le responsable d’un dossier tout en conservant une vue transversale des affaires du cabinet.
La lecture n’est pas cloisonnée : qui voit les dossiers les voit tous. Un dossier qu’on ne voit pas est un dossier qui traîne, et une liste transversale n’a de valeur que si elle est complète.
- Un responsable désigné sur chaque dossier
- Une vue commune des affaires du cabinet
- Recherche et tri pour retrouver rapidement une affaire
- Des droits distincts pour créer, modifier les siens ou modifier ceux d’autrui
L’historique sans encombrer le présent
Les dossiers terminés restent disponibles sans masquer les affaires actives
Avec le temps, les dossiers clos deviennent naturellement plus nombreux que les dossiers encore en cours. Ils ne sont donc pas affichés par défaut dans la vue quotidienne.
Une vue dédiée permet de les retrouver lorsque vous avez besoin de consulter l’historique.
Reprendre une affaire
Retrouvez immédiatement où en était la conversation
Chaque dossier porte le fil des échanges consignés avec la personne concernée : leur nature, leur date et ce qui s’y est dit.
Ce sont les mêmes échanges que ceux de sa fiche : c’est la même histoire, pas une copie. Un collaborateur qui reprend l’affaire dispose ainsi du contexte avant même d’ouvrir l’historique complet.
Un dossier reste rattaché à la personne
Du contact à sa demande, sans perdre le contexte
Chaque dossier est rattaché à une fiche Contact. Les informations de la personne restent gérées par Contacts, avec les mêmes règles de visibilité et de protection que dans le reste de l’application.
Découvrir ContactsDes demandes parfois sensibles
Les dossiers sont protégés comme le reste de l’espace
Une demande adressée à un élu peut contenir des informations personnelles et parfois sensibles. Le module Dossiers est donc soumis aux mêmes principes de cloisonnement et de contrôle des accès que le reste d’Elurio.
Hébergement européen
Les données restent hébergées dans l’Union européenne.
Cloisonnement
Les dossiers d’un cabinet ne sont pas accessibles depuis l’espace d’un autre cabinet.
Permissions
Les droits de consultation et de modification sont contrôlés.
Traçabilité
Les créations, les changements d’état et les suppressions sont journalisés.
Une sensibilité reconnue, pas minimisée
Un dossier de permanence peut contenir des informations sensibles. Elurio documente cette réalité dans les éléments de conformité de la plateforme, au lieu de considérer artificiellement qu’aucune donnée sensible n’y serait traitée.
Découvrir Sécurité & RGPDTout le monde peut-il modifier tous les dossiers ?
Non. Elurio distingue la consultation, la création et les différents niveaux de modification : un collaborateur peut modifier les dossiers dont il est responsable ou qu’il a ouverts, sans pouvoir toucher à ceux d’autrui. Les droits sont définis selon le rôle de chaque utilisateur.
Qui peut supprimer un dossier ?
La suppression n’est pas ouverte à qui peut modifier : elle demande un droit à part. Un dossier porte le travail de plusieurs personnes et la parole d’une autre, et les opérations de suppression sont traitées de manière à préserver les exigences de traçabilité applicables.
Un dossier clos peut-il être rouvert ?
Oui. Un dossier clos peut reprendre un autre état si l’affaire redémarre, et le changement est consigné avec l’état d’où l’on vient.
Pensé pour le travail quotidien
Une liste qui reste exploitable lorsque l’activité augmente
La liste Dossiers est paginée côté serveur et permet de rechercher, trier et changer de vue sans charger l’intégralité des affaires en une seule fois.
Les choix de recherche, de tri et de vue sont conservés dans l’adresse de la page afin de retrouver facilement son contexte de travail.
Sur ordinateur comme en mobilité
Sur grand écran, Elurio privilégie un tableau dense permettant de parcourir rapidement de nombreux dossiers. Sur les écrans plus étroits, ces informations sont réorganisées sous forme de cartes plus faciles à consulter.
Le bénéfice essentiel
Une demande n’a plus besoin d’être dans la tête de quelqu’un pour exister
Ce qui est en cours
Une vue commune des dossiers qui nécessitent encore une action.
Qui s’en occupe
Un responsable identifié pour chaque affaire.
Ce qui doit attirer l’attention
Les échéances dépassées et les attentes restent visibles.
Passez à un suivi plus serein de vos dossiers
Ne laissez plus une demande se perdre dans les relances ou les notes dispersées
Découvrez comment Elurio peut vous aider à voir immédiatement ce qui reste à traiter dans votre cabinet.
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Contacts
Retrouvez la personne et son historique
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Préparez vos réponses et publipostages
Découvrir CourriersAgenda
Organisez les rendez-vous et leur préparation
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