Organisez tous vos engagements
Réunions, permanences, déplacements, entretiens, événements officiels ou organisation interne : retrouvez les engagements utiles au cabinet dans un même agenda.
Agenda
L’agenda qui organise aussi le travail du cabinet
Rendez-vous, déplacements, permanences, réunions internes : Elurio réunit l’agenda de l’élu et la coordination de l’équipe dans un même espace.
Préparez les engagements, identifiez les personnes qui s’en occupent, attribuez les tâches nécessaires et visualisez les disponibilités de chacun.
- Organisez les engagements.
- Préparez les rendez-vous.
- Coordonnez l’équipe.
- Visualisez les disponibilités.
- Pensé pour les cabinets d’élus
- Référent et accompagnant identifiables
- Visibilité adaptée à chaque événement
- Google Agenda et Outlook compatibles
Des fonctionnalités pensées pour le cabinet
Un agenda adapté à la réalité du travail d’équipe
Sachez immédiatement qui prépare
Pour chaque engagement, Elurio permet d’identifier la personne chargée de sa préparation. Toute l’équipe sait ainsi qui suit le rendez-vous avant qu’il ait lieu.
Identifiez l’accompagnant
Lorsqu’un membre de l’équipe accompagne l’élu, cette information peut être indiquée directement sur l’événement.
Préparez le rendez-vous
Les actions nécessaires avant un engagement peuvent être rattachées au rendez-vous afin de garder sa préparation au même endroit.
Visualisez les disponibilités de l’équipe
Avant de proposer un rendez-vous, consultez les disponibilités, les absences et la charge de l’équipe afin d’identifier plus facilement les personnes pouvant être présentes.
Contrôlez qui peut voir quoi
Tous les événements n’ont pas vocation à être visibles de la même manière. Elurio permet d’adapter leur visibilité selon les personnes et les rôles concernés.
Quatre vues : jour, semaine, mois et liste. Le mois donne le rythme d’une période, la semaine son détail.
Un exemple concret
De la préparation au rendez-vous
Étape 1 sur 5
Vous créez l’événement
Son objet, son horaire, son lieu, et la tenue si elle compte.
Étape 2 sur 5
Vous désignez qui le prépare
Le référent est identifié, toute l’équipe sait qui suit.
Étape 3 sur 5
Vous indiquez l’accompagnant
Celui qui sera présent avec l’élu apparaît sur le rendez-vous.
Étape 4 sur 5
Vous ajoutez ce qu’il faut faire avant
Les tâches restent liées à l’événement, avec leur échéance.
Étape 5 sur 5
Chacun voit ce qui le concerne
Le rendez-vous et sa préparation, dans les règles de visibilité.
Qui fait quoi ?
Préparer le rendez-vous et y participer sont deux choses différentes
Elurio distingue clairement ces responsabilités — et il en connaît une troisième, pour les membres concernés sans être chargés de préparer ni d’accompagner.
Le référent
La personne chargée de préparer l’engagement : informations à réunir, démarches préalables, suivi avant le rendez-vous.
L’accompagnant
La personne qui sera présente avec l’élu lorsque l’organisation du rendez-vous le prévoit.
Le participant
Les autres membres concernés par l’engagement, sans être chargés de le préparer ni d’y accompagner l’élu.
Ce qu’il faut faire avant le rendez-vous reste lié au rendez-vous
Préparer une intervention, appeler un interlocuteur, récupérer un document ou vérifier une information : les tâches nécessaires sont associées à l’événement concerné.
Le cabinet évite ainsi de séparer le rendez-vous dans l’agenda et sa préparation dans un autre outil sans lien.
- Une tâche porte un titre et, si besoin, une échéance
- Elle peut être confiée à plusieurs personnes
- Son état dit si elle est faite
- Elle suit la visibilité de l’engagement auquel elle est rattachée
Avant de proposer une date
Voyez qui peut réellement être disponible
Trouver un créneau ne consiste pas seulement à consulter l’agenda de l’élu.
Un écran s’appelle « Qui est là », et il ne fait que ça : une grille par membre et par jour, sur deux à six semaines, qui montre les absences et la charge de chacun.
Vous cherchez un accompagnant pour jeudi après-midi ? Au lieu de demander à chacun ou de comparer plusieurs calendriers, vous ouvrez la vue et vous voyez.
- libre
- peu chargé
- chargé
- très chargé
- absentcompté à part, et sans le motif
La charge se mesure en minutes occupées, pas en nombre de rendez-vous : trois entretiens de vingt minutes ne remplissent pas une journée, une seule audience de six heures, si.
Tout le monde n’a pas besoin de tout voir
Certains engagements concernent toute l’équipe. D’autres non. Un engagement peut être marqué restreint : il cesse alors d’apparaître à ceux qu’il ne concerne pas.
Sa préparation suit : les tâches rattachées à un engagement restreint ne le trahissent pas ailleurs dans le produit.
Les absences font partie de l’agenda
Congé, déplacement ou indisponibilité : les absences sont prises en compte dans la planification, et alimentent la lecture des disponibilités.
La vue dit « absent », jamais pourquoi. Le motif ne circule pas dans l’équipe pour la seule raison qu’on cherchait un créneau.
La journée de l’élu, sur une feuille
Un écran prépare la journée à imprimer : une ligne par rendez-vous, avec l’heure, l’objet, le lieu, la tenue s’il y en a une, le référent et le contexte utile.
Elle porte le logo du cabinet et respecte la visibilité de la personne qui l’édite : un engagement restreint n’apparaît pas sur la feuille de quelqu’un qui n’y a pas accès.
C’est le seul écran dont la sortie normale est du papier : on n’emporte pas une page qui demande de cliquer.
Vos outils existants
Conservez vos calendriers, Elurio travaille avec eux
Adopter Elurio ne signifie pas abandonner les calendriers que votre équipe utilise déjà.
Les connexions avec Google Agenda et Microsoft Outlook permettent de tenir compte des calendriers extérieurs et de faciliter le travail quotidien entre Elurio et vos outils habituels.
Disponible
Google Agenda
Reliez votre calendrier Google à Elurio afin de tenir compte de vos rendez-vous existants et de faciliter la synchronisation de votre agenda.
Les échanges de données sont limités à ce qui est nécessaire au fonctionnement de la connexion.
En savoir plus sur la connexion GoogleDisponible
Microsoft Outlook
Reliez votre calendrier Outlook à Elurio afin de conserver votre environnement habituel tout en bénéficiant des fonctions métier de l’Agenda Elurio.
Les événements et disponibilités nécessaires peuvent ainsi être pris en compte sans imposer à l’équipe de gérer deux organisations séparées.
En savoir plus sur la connexion OutlookVos calendriers extérieurs restent vos calendriers
Elurio n’utilise les données provenant de Google Agenda ou de Microsoft Outlook que dans le cadre des fonctions de calendrier et de disponibilité prévues par la plateforme.
Consulter le détail des données utiliséesLa différence Elurio
Votre calendrier sait quand. Elurio sait aussi qui et quoi.
Quand ?
Date, horaire, durée, et répétition pour les engagements qui reviennent.
Qui prépare ?
Le référent chargé de préparer l’engagement est identifié.
Qui accompagne ?
L’accompagnant de l’élu s’indique séparément du référent.
Que faut-il faire avant ?
Les tâches nécessaires restent rattachées à l’événement.
C’est cette couche métier qui transforme le calendrier en outil de travail du cabinet.
Une demande peut aboutir à un rendez-vous
Une demande suivie dans Dossiers peut nécessiter une permanence, un entretien ou un rendez-vous extérieur. Agenda permet alors d’organiser l’engagement et sa préparation avec l’équipe.
Découvrir DossiersLes personnes restent au centre
Lorsqu’un rendez-vous concerne une personne déjà suivie dans Elurio, le fichier Contacts permet de retrouver les informations et l’historique nécessaires au travail du cabinet.
Découvrir ContactsCompatibilité et synchronisation
Ce qu’on nous demande le plus souvent
Puis-je utiliser Elurio avec Google Agenda ?
Oui. Vous reliez votre compte et vous cochez les agendas concernés. Le fonctionnement dans les deux sens et le détail de ce qui est lu, gardé et jeté figurent sur la politique de confidentialité.
Puis-je utiliser Elurio avec Microsoft Outlook ?
Oui. Elurio prend également en charge Microsoft Outlook, afin que les cabinets travaillant dans l’environnement Microsoft conservent leurs habitudes de calendrier.
Suis-je obligé d’abandonner mon calendrier actuel ?
Non. C’est précisément l’objet de ces connexions : qu’Elurio travaille avec les calendriers déjà utilisés par le cabinet, plutôt que de demander à l’équipe d’en changer.
Quelle différence entre un référent et un accompagnant ?
Le référent prépare le rendez-vous ; l’accompagnant sera présent avec l’élu. Une même personne peut tenir les deux rôles, et un troisième existe — participant — pour les membres concernés sans être chargés de l’un ni de l’autre.
Peut-on limiter la visibilité d’un rendez-vous ?
Oui. Un engagement peut être marqué restreint : il cesse alors d’apparaître à ceux qu’il ne concerne pas, et sa préparation suit la même règle.
Comment savoir qui est disponible ?
Une vue dédiée montre, par membre et par jour, s’il est libre, peu chargé, chargé, très chargé ou absent. La charge se mesure en minutes occupées, pas en nombre de rendez-vous.
Peut-on gérer les rendez-vous récurrents ?
Oui. Un engagement peut se répéter, et une occasion précise peut être modifiée sans toucher aux autres — une permanence déplacée d’une semaine ne déplace pas toutes les suivantes.
Un agenda extérieur suivi est-il modifié par Elurio ?
Un abonnement à un calendrier extérieur est une lecture, relue périodiquement : rien n’y est écrit. Un créneau qui paraît libre peut donc avoir été pris depuis la dernière lecture, et l’écran le dit avant le formulaire plutôt qu’après coup.
Vous souhaitez voir l’Agenda en situation ?
Découvrez comment Elurio peut organiser vos prochaines semaines
Nous vous montrerons comment créer un engagement, organiser sa préparation, coordonner l’équipe et tenir compte de vos calendriers Google Agenda ou Microsoft Outlook.
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