Le cabinet du maire : qui fait quoi, et où passe le temps

On confond souvent le cabinet du maire et les services de la commune. Ce sont deux mondes qui travaillent ensemble et n’obéissent pas aux mêmes règles : l’un sert l’élu, l’autre sert l’administration, et la frontière entre les deux fait l’objet d’une attention constante.

Ce texte décrit le cadre, la répartition réelle des tâches, et les trois points où une petite équipe perd le plus de temps.

Le cadre, et il est chiffré

Un cabinet est encadré par la loi. Le nombre de collaborateurs dépend de la taille de la commune, selon le décret n° 87-1004 du 16 décembre 1987 relatif aux collaborateurs de cabinet des autorités territoriales :

• une personne pour une commune de moins de 20 000 habitants ;
• deux personnes de 20 000 à 40 000 habitants ;
• une de plus par tranche de 45 000 habitants jusqu’à 400 000 ;
• une de plus par tranche de 80 000 habitants au-delà.

Autrement dit, la très grande majorité des communes françaises ont un seul collaborateur de cabinet, souvent à temps partagé avec d’autres fonctions. C’est un fait qui change tout : l’organisation d’un cabinet de maire n’est pas une question d’équipe, c’est une question d’outillage d’une personne.

Le collaborateur de cabinet n’est pas un agent comme un autre. Il est recruté par l’autorité territoriale, sur un engagement qui prend fin avec le mandat de celle-ci. Il n’a pas d’autorité hiérarchique sur les services, et c’est précisément là que se joue son métier : il travaille par relation, pas par instruction.

La répartition réelle des tâches

Ce qui relève du cabinet

L’agenda du maire, avec ses invitations protocolaires, ses inaugurations, ses vœux, ses réunions avec les partenaires du territoire. C’est le cœur visible du poste.

Les relations extérieures : intercommunalité, département, région, préfecture, parlementaires du territoire, associations, entreprises, presse.

Les sollicitations des habitants qui arrivent par l’élu. Un courrier adressé au maire en personne, une demande faite pendant une permanence ou à la sortie d’une cérémonie. Elles ne suivent pas le circuit des services et reviennent au cabinet.

La communication politique, distincte de la communication institutionnelle de la commune, même quand la même personne s’occupe des deux.

Ce qui relève des services

L’état civil, l’urbanisme, la voirie, les écoles, le centre communal d’action sociale : ils instruisent, décident dans leur périmètre et répondent. Le cabinet oriente vers eux, suit ce qui compte pour l’élu, mais n’instruit pas à leur place.

La zone grise, et elle est réelle

Une sollicitation qui arrive au maire concerne presque toujours un service. Le cabinet la transmet, puis doit savoir ce qu’elle est devenue, parce que c’est à lui que l’habitant reviendra. Suivre sans instruire : c’est la position la plus inconfortable du poste, et celle qui demande le plus de mémoire.

Les trois points où le temps se perd

Retrouver l’historique d’une personne ou d’une association. « On leur a déjà répondu quoi l’an dernier ? » est la question la plus fréquente, et la plus coûteuse quand la réponse est dans une boîte mail.

Savoir où en est une demande transmise à un service. Sans suivi, le cabinet redemande, et le service a l’impression d’être contrôlé. Avec un suivi, la question devient un simple rappel de date.

Tenir l’agenda avec ses deux visages. Le maire ne peut pas tout honorer ; un adjoint le représente souvent. Savoir qui s’y rend, qui prépare, et ce qui doit être dit sur place est un travail en soi, que l’agenda partagé ordinaire ne porte pas.

Ce qui change quand le mandat change

L’engagement du collaborateur prend fin avec le mandat de l’autorité qui l’a recruté. La mémoire du cabinet, elle, ne devrait pas partir avec lui : les dossiers suivis, les interlocuteurs utiles, les engagements pris. C’est rarement préparé, et c’est toujours au dernier moment.

Ce qu’Elurio fait de ce travail

Elurio est conçu pour une équipe restreinte qui doit tout savoir : une fiche par personne, association ou entreprise, qui porte les échanges, les courriers et les rendez-vous ; une sollicitation qui devient un dossier avec un responsable, une échéance et un état disant si l’on attend quelque chose d’un tiers ; un agenda qui dit qui prépare, qui accompagne et qui représente l’élu.

La mémoire cesse d’être dans une tête, et elle se transmet à la fin du mandat. Voir les modules Contacts et Agenda.