Combien de temps garder les données d’un administré ?

C’est la question que les cabinets posent le plus, et celle qui reçoit les réponses les plus floues. La raison est simple : il n’existe pas de durée légale unique pour les données d’un cabinet d’élu. Le RGPD pose un principe, pas un tableau : les données sont conservées « pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ».

Autrement dit, la durée se déduit de l’usage. Ce texte explique comment la déduire, et ce qu’il faut éviter.

Le raisonnement en trois temps

1. Pourquoi conserve-t-on cette donnée ? Répondre à une demande, tenir informé quelqu’un qui l’a souhaité, garder la trace d’une intervention : ce sont trois finalités différentes, donc trois durées possibles.

2. Jusqu’à quand est-elle utile à cette finalité ? Un dossier clos peut resservir : la personne reviendra peut-être, ou la même difficulté se posera à d’autres. Une demande sans suite depuis deux ans, en revanche, n’aide plus personne.

3. Y a-t-il une raison de garder au-delà ? Une obligation comptable, un contentieux en cours, une obligation d’archivage propre à la collectivité. Si oui, la donnée sort de l’usage courant : on l’archive au lieu de la laisser dans le fichier actif.

Les distinctions qui comptent plus que les durées

Actif, archivé, effacé, ce n’est pas la même chose. Une donnée qui n’est plus utile au quotidien n’a pas à disparaître immédiatement : elle peut être mise de côté, avec un accès restreint, avant d’être effacée. C’est même souvent la bonne réponse.

L’effacement d’une personne n’est pas l’effacement de la trace. Qu’un courrier soit parti tel jour à telle adresse relève de la preuve de l’envoi ; le contenu de la relation, lui, relève de la personne. Les deux ne se traitent pas ensemble.

Un fichier électoral n’est pas un fichier de relation. Le premier est communiqué pour un usage défini et se met à jour à chaque scrutin. Le second se construit au fil des échanges. Mélanger les deux revient à appliquer la mauvaise durée à la moitié des fiches.

Le piège du compte à rebours

Beaucoup de cabinets raisonnent ainsi : « on efface après trois ans sans contact ». C’est séduisant et c’est presque toujours faux, pour une raison mesurable : un fichier repris ne porte presque aucune trace de relation. Mesuré sur un fichier électoral réel de 847 199 fiches : quatorze traces au total, soit trois derniers contacts, quatre interactions et sept soumissions de formulaire.

Un critère d’inactivité appliqué à ce fichier ne discrimine rien. Il se replie sur la date d’import, et devient un compte à rebours depuis la reprise du fichier, ce qui n’a aucun sens : une personne silencieuse depuis trois ans n’a pas disparu, elle n’a simplement jamais écrit.

Le bon critère est l’événement, pas le délai. On retire une fiche parce qu’on a appris quelque chose : un déménagement hors du territoire constaté lors d’une actualisation, un décès, une demande de la personne. Pas parce qu’un compteur est arrivé à zéro.

Ce qu’il faut pouvoir montrer

Une durée écrite quelque part, par finalité, même sommaire : les demandes suivies, les échanges, les dossiers clos, les personnes qui ont demandé à ne plus être contactées. Il vaut mieux une durée simple et appliquée qu’un tableau savant que personne ne suit.

Et une pratique cohérente avec ce qui est écrit : c’est l’écart entre les deux qui pose problème, plus que la durée elle-même.

Le cas particulier des demandes de retrait

Quand une personne demande à ne plus être contactée, il faut conserver l’information de son opposition, précisément pour ne plus la solliciter. Effacer complètement sa fiche la ferait revenir au premier import suivant, et le cabinet recommencerait à lui écrire. Garder le minimum nécessaire à ne plus la déranger n’est pas une contradiction : c’est ce qui rend le retrait effectif.

Ce qu’Elurio fait de ce travail

Elurio distingue ce qui est actif de ce qui est retiré, conserve l’opposition d’une personne pour qu’aucun envoi ne la rattrape, et sépare la trace d’un envoi du contenu de la relation. L’export de ce que le cabinet détient sur une personne et son effacement se font depuis sa fiche, sans passer par un prestataire.

Voir la page Conformité et l’article sur les règles RGPD du fichier de circonscription.