Reprendre le fichier d’un prédécesseur : les cinq pièges

Un mandat commence rarement sur une page blanche. Il y a un fichier quelque part : un tableur, un export d’un ancien outil, parfois un classeur. Le reprendre paraît simple, et c’est le moment où se décide la qualité du travail des cinq années suivantes.

Voici ce qu’il faut vérifier avant d’importer quoi que ce soit, et les cinq pièges qui coûtent le plus cher.

D’abord, trois questions avant de toucher au fichier

D’où vient-il ? Une liste électorale communiquée par la commune, un export d’un outil de campagne, un fichier constitué au fil des permanences : l’origine détermine ce qu’on a le droit d’en faire. Un fichier dont personne ne connaît l’origine est un fichier dont personne ne peut justifier l’usage.

Qui l’a constitué, et quand ? Un fichier de 2019 repris en 2026 porte des adresses périmées, des personnes décédées et des situations closes. Ce n’est pas une raison de l’écarter ; c’est une raison de savoir ce qu’on reprend.

Que contient-il vraiment ? Ouvrir le fichier et regarder cinquante lignes au hasard apprend plus que n’importe quelle description. C’est là qu’on découvre la colonne « remarques » qui contient des jugements personnels, ou l’étiquette de couleur dont plus personne ne connaît la signification.

Les cinq pièges

1. La colonne qui change la nature du fichier

Une colonne « sympathisant », « favorable », « à ne pas inviter », ou un code couleur. Chacune paraît anodine et utile. Ensemble, elles transforment un fichier d’identités en fichier d’opinions politiques, dont le traitement obéit à des règles beaucoup plus strictes.

À faire : décider, avant l’import, ce qu’on reprend et ce qu’on laisse. Une donnée qu’on n’importe pas ne demandera jamais à être justifiée.

2. Les doublons qui se multiplient à l’import

« Jean DUPONT », « Jean Dupont », « M. Dupont Jean » : trois lignes pour une personne. Après import dans un outil, ce sont trois fiches, et la quatrième naîtra au premier courrier reçu.

À faire : dédoublonner avant, pas après. Le critère qui marche en pratique est le couple nom plus code postal, complété par le prénom.

3. Les adresses qui ne veulent plus rien dire

Codes postaux privés de leur zéro, communes fusionnées, voies renommées, personnes qui ont déménagé. Un fichier ancien contient toujours 5 à 15 % d’adresses inexploitables, et on ne le découvre qu’au premier publipostage, en recevant les retours.

À faire : un premier envoi de petite taille, avant l’envoi général, pour mesurer le taux de retour réel.

4. Ce qui n’est pas dans le fichier, et qui comptait

L’historique des échanges, les dossiers en cours, les personnes qu’il ne faut pas contacter. Un tableur ne porte presque jamais la relation : il porte des coordonnées. Mesuré sur un fichier électoral réel de 847 000 fiches : quatorze traces de relation au total. Autrement dit, aucune.

À faire : ne pas attendre du fichier repris qu’il raconte l’histoire. Elle commencera avec vous, et il faut un endroit pour l’écrire dès le premier jour.

5. La reprise qui n’est jamais finie

Le fichier est importé, mais l’ancien tableur continue de circuler « le temps de vérifier ». Six mois plus tard, les deux vivent en parallèle et divergent.

À faire : fixer une date de bascule, et s’y tenir. Après elle, le fichier d’avant devient une archive que l’on conserve, pas une source que l’on modifie.

L’ordre qui marche

1. Obtenir le fichier et son origine, par écrit.
2. En faire une copie de travail, et ne jamais modifier l’original.
3. Regarder cinquante lignes au hasard.
4. Décider ce qu’on reprend, colonne par colonne.
5. Nettoyer : formats, doublons, adresses manifestement mortes.
6. Importer sur un petit lot, vérifier le résultat à l’écran, puis importer le reste.
7. Annoncer la date de bascule à toute l’équipe.

Ce qu’Elurio fait de ce travail

La reprise d’un fichier n’est pas laissée au cabinet : elle est faite par l’éditeur, à partir du fichier tel qu’il existe, avec un contrôle du résultat avant la mise en service. C’est un choix assumé, parce qu’un écran d’import en libre-service produit des doublons et des imports partiels que personne ne sait démêler ensuite.

Ce qui manque au tableur, l’espace le porte dès le premier jour : les échanges, les dossiers, les courriers envoyés et les demandes de retrait, tous rattachés à la personne. Voir le module Contacts et l’article sur les règles RGPD du fichier de circonscription.