Publipostage depuis un fichier Excel : la méthode, et ce qui casse

Le publipostage Word et Excel est l’outil le plus utilisé des permanences, et le plus mal aimé. Il fonctionne, il est gratuit, il est déjà installé. Et une fois par trimestre, il produit deux cents lettres adressées à « Monsieur Dupont, 0 rue de la Paix », ou une enveloppe dont l’adresse dépasse de la fenêtre.

Voici la méthode qui marche, les six pièges qui reviennent, et le moment où cette méthode cesse d’être la bonne.

La méthode, en six étapes

1. Préparez le fichier avant d’ouvrir Word. Une ligne par destinataire, une colonne par information, et des en-têtes courts en première ligne : civilite, prenom, nom, adresse1, adresse2, code_postal, commune. Pas d’accents ni d’espaces dans les en-têtes, pas de ligne vide, pas de titre au-dessus du tableau.

2. Mettez tout le fichier au format Texte. C’est le point le plus important, et celui qu’on saute. Sélectionnez les colonnes, format de cellule, « Texte ». Sans cela, Excel transformera vos codes postaux en nombres.

3. Dans Word, partez d’un document vierge. Publipostage, Démarrer la fusion, Lettres. Sélectionner les destinataires, Utiliser une liste existante, choisissez votre fichier.

4. Insérez les champs, jamais le texte. Le bloc d’adresse se compose champ par champ, dans l’ordre d’une adresse française : civilité prénom nom, complément, numéro et voie, code postal et commune en majuscules.

5. Vérifiez l’aperçu sur trois enregistrements au hasard, pas seulement le premier. Le premier est toujours le plus propre : c’est celui que vous avez saisi en faisant le modèle.

6. Imprimez une lettre sur du vrai papier, pliez-la, glissez-la dans une vraie enveloppe du cabinet. Le papier est le seul test que rien ne remplace, et le seul qui coûte cher si on le saute.

Les six pièges qui reviennent

Le code postal qui perd son zéro

01000 devient 1000. Excel lit une suite de chiffres comme un nombre, et un nombre ne commence pas par zéro. Tous les départements de 01 à 09 sont touchés, plus la Corse et l’outre-mer.

Remède : colonne au format Texte avant la saisie ou l’import. Si le mal est fait, une colonne d’appoint avec =TEXTE(A2;"00000").

Le numéro qui devient une date

1/3 dans un numéro de voie devient « 1 mars ». Même cause.

L’accent qui devient un carré

Le fichier vient d’un export en CSV, ouvert d’un double clic : Excel suppose l’encodage de Windows, le fichier est en UTF-8, et tous les accents se cassent.

Remède : ne jamais ouvrir un CSV d’un double clic. Données, À partir d’un fichier texte, puis choisir « 65001 : Unicode (UTF-8) ».

Les doublons invisibles

« Jean DUPONT » et « Jean Dupont » sont deux lignes différentes pour Excel, et deux lettres pour la même personne. Une espace en fin de nom suffit aussi.

Remède : =NBSI(B:B;B2) dans une colonne d’appoint, trier sur cette colonne, et SUPPRESPACE sur les noms.

L’adresse qui dépasse de la fenêtre

Le bloc d’adresse est bien composé, mais trop bas ou trop à gauche : la fenêtre de l’enveloppe coupe le code postal. Les dimensions normalisées d’une enveloppe à fenêtre laissent peu de marge.

Remède : une mire imprimée à 100 % (jamais « ajuster à la page »), mesurée au réglet, pliée et glissée dans une vraie enveloppe.

Le fichier qui n’est plus le bon

Le publipostage a été préparé en mars sur contacts_v2.xlsx. En juin, quelqu’un travaille sur contacts_v3_final.xlsx. Les deux existent, et le document Word pointe toujours vers le premier.

Remède : c’est le seul piège de cette liste qu’aucune technique ne règle. Il tient à l’existence de plusieurs fichiers, et il ne disparaît qu’avec eux.

Ce que le publipostage ne saura jamais faire

Même exécuté parfaitement, il laisse trois manques.

Il ne garde pas trace de ce qui est parti. Trois mois plus tard, quand une personne rappelle, personne ne sait si elle a reçu la lettre de mars. La réponse est dans un dossier d’envoi que personne n’ouvre, alors que la question porte sur la personne.

Il ne sait pas à qui il ne faut plus écrire. Une personne qui a demandé à ne plus recevoir de courrier doit être retirée à la main de chaque fichier, à chaque envoi.

Il travaille sur une photographie. Le fichier est une copie prise un jour donné ; les corrections faites depuis sont perdues, et celles faites dans la copie ne remontent nulle part.

Ce qu’Elurio fait de ce travail

Le module Courriers part du fichier vivant, pas d’une copie : vous choisissez les destinataires par les mêmes critères que dans le répertoire, le courrier est composé sur le papier du cabinet et signé par l’élu, et l’adresse est calibrée pour tomber dans la fenêtre de l’enveloppe. La mire de calibration a été imprimée, mesurée au réglet et validée dans une vraie enveloppe : c’est fait une fois, pas à chaque envoi.

Ce qui est parti apparaît sur la fiche de chaque destinataire, pas seulement dans le lot. Les personnes qui ont demandé à ne plus être contactées sont écartées sans que personne ait à y penser. Et le fichier reste le fichier : il n’y a pas de version 2 ni de version 3.